El Documento electrónico de Control (DeCA): Guía completa sobre la nueva obligación para el transporte de mercancías

La digitalización definitiva del transporte de mercancías por carretera en España ya tiene fecha. Con la entrada en vigor de la regulación vinculada a la Ley de Movilidad Sostenible, el tradicional documento de control administrativo en formato físico pasa a ser historia para dar paso al Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA).

Si formas parte del sector —ya seas cargador, transportista o gestor de flotas—, te contamos todo lo que necesitas saber para adaptar tu operativa y evitar sanciones en carretera.

¿Qué es el DeCA y por qué sustituye al papel?

El Documento de Control Administrativo (DeCA) es el registro obligatorio donde se reflejan los datos esenciales de una expedición de transporte público de mercancías por carretera (partes contratantes, origen, destino, naturaleza y peso de la carga, entre otros).

Hasta ahora coexistían los formatos impresos en papel y las versiones electrónicas opcionales. Sin embargo, la normativa establece la obligatoriedad estricta del formato electrónico a partir del 5 de octubre de 2026 para todo el transporte público de mercancías dentro del territorio nacional, incluidas las operaciones de cabotaje.

El objetivo de esta medida es triple:

• Trazabilidad y control: Agilizar la labor de inspección y reducir la morosidad y el fraude.

• Eficiencia operativa: Reducir tiempos de espera en los muelles de carga y eliminar la gestión manual de facturas y talonarios.

• Sostenibilidad: Ahorrar toneladas de papel en el sector logístico.

Requisitos técnicos: Lo que NO vale como documento electrónico

Un error habitual es pensar que basta con fotografiar un papel o escanear una firma. La normativa es clara respecto a las especificaciones técnicas:

1. Datos estructurados: Debe generarse a partir de ficheros de datos legibles por ordenador, expedido normalmente como un archivo PDF nativo (con un tamaño máximo estipulado de 5 MB).

2. Acceso mediante QR o URL: A bordo del vehículo, el conductor no necesita entregar ningún papel. Mostrará una pantalla (móvil o tablet) con un código QR o una URL única (https) que permita a las autoridades de inspección descargar directamente el archivo sin necesidad de introducir contraseñas.

3. Generación previa: El documento debe quedar formalizado y disponible antes del inicio de la marcha.

¿Quién es el responsable de su emisión?

La obligación de formalizar el documento electrónico recae tanto en el cargador contractual como en el transportista efectivo. Ambos deben garantizar que los datos estén debidamente cumplimentados y que el conductor disponga del acceso al documento antes de iniciar la ruta.

Pasos para adaptar tu empresa antes de la fecha límite

Para evitar sorpresas o inmovilizaciones de vehículos durante las inspecciones en carretera, te recomendamos seguir estos tres pasos:

• Audita tu software actual (TMS/ERP): Consulta con tu proveedor de software de gestión si tu sistema genera documentos de control en formato estructurado con enlace/QR automático.

• Equipa a tus conductores: Asegúrate de que dispongan de dispositivos móviles (tablets o smartphones) operativos y con conexión a datos para mostrar el código QR a la Guardia Civil o agentes de inspección.

• Informa a tus clientes y cargadores: Establece protocolos claros con tus cargadores para la validación y firma de las expediciones en formato digital.

Conclusión

La transición al DeCA electrónico no es solo un trámite regulatorio, sino un paso clave hacia una logística más ágil y conectada. Adelantarse a la fecha límite te permitirá optimizar procesos en la empresa antes de que sea una exigencia legal estricta.

Autor: Ana Jareño – Área Legal