Registro horario obligatorio: Cómo proteger legalmente tu empresa y evitar sanciones

¿Sabías que el registro horario puede ser clave para proteger legalmente a tu empresa? Más allá de una obligación administrativa, fichar correctamente cada jornada laboral es una garantía tanto para la empresa como para el trabajador. En esta entrada te explicamos por qué este control es fundamental, qué exige la normativa y cómo una reciente sentencia del TSJ de Madrid refuerza la importancia de llevarlo al día.

¿Por qué el registro horario es mucho más que un trámite? 

En uno de nuestros post anteriores repasamos las obligaciones laborales básicas para cualquier empresa, y uno de los puntos clave era el registro horario. Hoy queremos detenernos en este tema, porque su importancia va mucho más allá de “cumplir con el papeleo”: puede suponer la diferencia entre evitar o enfrentarse a problemas legales y laborales muy serios.

El registro de jornada es, desde 2019, una exigencia para todas las empresas, sin excepción. ¿Pero qué pasa si no se cumple? La Inspección de Trabajo puede sancionar, pero además, la ausencia de un control fiable puede salir muy caro ante posibles reclamaciones de los trabajadores.

Un ejemplo reciente lo encontramos en la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, donde una empresa fue condenada a pagar horas extra a sus empleados por no disponer de un registro horario adecuado. El tribunal dejó claro que, si no hay registros, se da por buena la versión del trabajador en cuanto a las horas realizadas.
En otras palabras: no registrar la jornada puede darte un doble problema. Por un lado, te expone a sanciones administrativas y, por otro, debilita tu defensa frente a cualquier reclamación por horas extra.

¿Qué exige la ley exactamente?

• El registro debe hacerse día a día y debe reflejar la hora real de entrada y salida de cada trabajador.
• No basta con anotar la jornada teórica o firmar un resumen semanal o mensual: es necesario un sistema objetivo y fiable (manual, digital, app, terminal…).
• Deben registrarse las pausas que no computan como trabajo efectivo, como el tiempo de comida o descansos largos.
• Los registros deben conservarse durante 4 años y estar a disposición tanto de la Inspección de Trabajo como de los propios trabajadores si los solicitan.

¿Cómo hacer bien el fichaje (y evitar problemas)?

Un registro horario correcto no solo es obligatorio, sino que también protege a la empresa y da tranquilidad al trabajador. Para hacerlo bien, ten en cuenta:

1. Método objetivo y transparente: Puedes usar una aplicación, una hoja Excel, una máquina de fichar o una plataforma digital, pero debe ser accesible y fiable.
2. Pausas bien reflejadas: Es clave que el sistema permita diferenciar entre tiempo de trabajo efectivo y pausas (por ejemplo, fichando cuando se sale a comer y cuando se regresa).
   • Ejemplo: Si un trabajador entra a las 8:00, hace una pausa para comer de 14:00 a 15:00 y sale a las 17:00, el registro debe recoger:
     • Entrada: 8:00
     • Salida a comer: 14:00
     • Regreso de la pausa: 15:00
     • Salida definitiva: 17:00
3. Informar al trabajador: Todo el equipo debe saber cómo se registra la jornada, qué pausas deben fichar y cómo consultar su propio registro.
4. Conservación y accesibilidad: Guarda los registros durante cuatro años y facilita el acceso cuando lo pidan la Inspección o los trabajadores.

¿Qué pasa si no llevas un buen control?

• Riesgo de sanciones económicas tras una inspección.
• Dificultad para acreditar la jornada real en caso de conflictos o demandas por horas extra.
• Pérdida de credibilidad y confianza por parte del equipo.

La sentencia del TSJ de Madrid marca un antes y un después: sin registro horario, la empresa tiene todas las de perder ante una reclamación. Por eso, más que una obligación, el registro de jornada debe verse como una herramienta para evitar conflictos, protegerse legalmente y demostrar el compromiso con la transparencia.

En definitiva, el cumplimiento del registro horario es de vital importancia en todas las empresas. Como hemos visto, no solo permite ajustarse a la legalidad vigente, sino que también actúa como una herramienta estratégica para prevenir conflictos laborales, respaldar decisiones empresariales y reforzar la confianza entre empleador y empleado.

Autor: Raúl Menor – Área Laboral