Recomendaciones depósito Cuentas Anuales 2023

En Abril de 2024 en el REA se publica el comunicado de recomendaciones para el depósito de las Cuentas Anuales del ejercicio 2023 a partir del 1 de marzo de 2024, donde nos indican que, debido a los recientes cambios normativos y las resoluciones emitidas por la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, el objetivo es informar a todas las entidades auditadas de las novedades/cambios para reducir así las negativas o rechazos a depositar las cuentas anuales.

Debido a la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, se reguló el modo de proceder a depositar las cuentas anuales en formato digital tanto en el supuesto de presentación física como en el de presentación telemática. Te contamos cómo afecta:

1. Si las cuentas se presentan en Soporte Papel

Los documentos firmados deben contar con la firma manuscrita de los administradores y auditores de cuentas; pero no es precisa la legitimación de las firmas de los mismos.

2. Si las cuentas se presentan Telemáticamente

• Las certificaciones de actas de juntas deben ser un PDF firmado electrónicamente que incluya las firmas electrónicas avanzadas de quienes las suscriben.
• El informe de auditoría debe presentarse en formato PDF y estar firmado electrónicamente con firma electrónica avanzada por un auditor de cuentas registrado para el ejercicio auditado.
• La fecha de expedición del certificado del Acta de la Junta y la huella digital generada no pueden ser incongruentes.
• Deben asegurarse de que los documentos telemáticos están firmados electrónicamente con firmas cualificadas reconocidas. No se aceptarán cuentas anuales que contengan documentos con firmas electrónicas que primero sean impresas, luego escaneadas y posteriormente enviadas al registro mercantil como documento electrónico.

Las firmas electrónicas deben validarse a través de la plataforma VALIDE u otras organizaciones reconocidas en la lista de confianza del Reglamento Europeo.

Para ser valoradas jurídicamente, los documentos electrónicos deben cumplir con criterios de autenticidad, integridad, seguridad y originalidad, las disposiciones previstas en el Reglamento eIDAS y la Ley 59/2003. De acuerdo con el mencionado Reglamento la firma electrónica goza de plenos efectos jurídicos otorgando la misma validez y eficacia jurídica que una firma manuscrita, así como reconocimiento en cualquier país de la Unión Europea.

3. Firma electrónica

En el caso de introducir una firma electrónica como consecuencia de una solicitud de un tercero con fecha posterior a la firma manuscrita, es importante que esta no sea considerada cono una revisión o confirmación posterior, lo cual implica una extensión de la responsabilidad del auditor de cuentas con respecto a una ampliación de trabajo de hechos posteriores desde la fecha manuscrita a la fecha electrónica.

En este sentido es recomendable incluir una nota aclaratoria en los informes que se firmen electrónicamente después de la firma manuscrita, especificando que la firma electrónica se añade únicamente como justificación y autenticación de su integridad y contenido, así como de la identidad del firmante.

4. Especificaciones adicionales

Además se podemos encontrar una serie de especificaciones adicionales de información demandada en el depósito de cuentas anuales entre las que se encuentran:

• Debe indicarse el porcentaje de mujeres en el órgano de administración en la página de Datos Generales para el ejercicio 2022 y siguientes.
• Es obligatorio detallar el tota de la base de reparto y su aplicación, así como el periodo medio de pago a proveedores.
• Deben cumplimentarse los apartados correspondientes en la hoja de Datos Generales de Identificación.
• Deben asegurarse de que el titular real esté actualizado y coherente con las fechas e inscripciones registrales.
• Las cuentas anuales que no cumplan con los requisitos establecidos sobre servicios a terceros serán consideradas defectuosas.

Es importante que las empresas auditadas revisen y cumplan con todos los requisitos normativos para evitar rechazos y calificaciones negativas. Si necesitas ayuda de profesionales, en EesAudit contamos con un gran equipo de expertos que te ayudarán con todos los trámites, no dudes en contactar con nosotros para realizar tu depósito de Cuentas Anuales sin problemas.