Nueva normativa en materia de facturación: todo sobre VERIFACTU

En este artículo analizaremos las novedades en materia de facturación introducidas por el Real Decreto 1007/2023. Veremos qué es VERI*FACTU y por qué surge esta nueva norma, cómo impacta en la seguridad y digitalización de los sistemas de facturación, qué obligaciones y sanciones impone la Ley General Tributaria a quienes utilizan software no conforme, y qué se debe tener en cuenta al generar borradores o facturas proforma antes de emitirlas oficialmente. Conocer estos cambios te permitirá adaptarte con tiempo y aprovechar las ventajas de contar con un sistema de facturación fiable y transparente.

 ¿Qué es VERIFACTU?

Los términos VERIFACTU o “reglamento VERIFACTU” se utilizan para nombrar de forma abreviada la norma que fija cómo deben ser los programas o sistemas informáticos que las empresas y profesionales usan para facturar. Esta norma, aprobada por el Real Decreto 1007/2023 de 5 de diciembre, también define los formatos estandarizados que deben tener los registros de facturación.

VERI*FACTU, en concreto, es una modalidad dentro de esos sistemas informáticos de facturación (SIF). Su funcionamiento es sencillo: cada vez que registres y emitas una factura (ya sea una factura ordinaria o una factura simplificada), el sistema envía automáticamente todos los datos de esa factura en tiempo real a la Agencia Tributaria.

Esta modalidad sólo puede emplearse si se dan dos condiciones:

1. Que tú (como empresario o profesional) estés obligado por ley a expedir facturas (ordinarias o simplificadas).
2. Que el sistema que uses cumpla con los requisitos que establece el Reglamento del RD 1007/2023 (por ejemplo, uso de formatos estandarizados y garantías de integridad de los datos).

Además, no podrá usarse VERI*FACTU en dos casos concretos:

• Si existe alguna resolución de la Agencia Tributaria que te excluya de este sistema.
• Si ya estás dado de alta en el SII (Sistema de Información Inmediata), que es otro mecanismo para enviar la información de tus facturas.

En resumen, VERI*FACTU es la forma en la que determinados sistemas de facturación comunican al instante todas las facturas a Hacienda, pero solo puede emplearse si cumples lo que marca el RD 1007/2023 y no estás excluido ni inscrito ya en el SII.

¿A qué se debe este cambio normativo?

Desde hace tiempo, distintas administraciones tributarias (en España y otros países de la UE) exigen a los sistemas de facturación (SIF) cumplir requisitos de seguridad y control para combatir el fraude. 

¿Qué ventajas aporta?

En primer lugar, usar sistemas de facturación que cumplan con el reglamento dificulta o incluso impide prácticas fraudulentas, como no registrar facturas o modificar las ya emitidas. Esto tiene dos consecuencias principales:

• Reduce el fraude fiscal, lo que se traduce en una mayor equidad tributaria y beneficia a toda la sociedad.
• Disminuye la competencia desleal, ya que deja de ser ventajoso defraudar frente a quienes cumplen con sus obligaciones fiscales.

Además, incorporar estos requisitos y formatos estandarizados ayuda a modernizar y digitalizar los sistemas de facturación de las empresas. De ello surgen dos efectos positivos:

• Se facilita el intercambio de información de facturación entre empresarios, profesionales y sus asesores fiscales, ya que todos manejan los mismos formatos. Esto reduce costes y agiliza las operaciones comerciales.
• Simplifica la comunicación de datos con la Administración tributaria, haciendo más sencillo el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Por último, el reglamento también busca que quienes reciben facturas (incluidas las simplificadas) puedan enviar fácilmente ciertos datos de las mismas a la Agencia Tributaria para su verificación. Esto promueve una mayor transparencia en los negocios y fomenta la conciencia y el compromiso con el cumplimiento fiscal.

Sujetos no obligados a VERIFACTU

1. Contribuyentes del Suministro Inmediato de Información (SII)
2. Contribuyentes del País Vasco y Navarra
3. Sectores de agricultura, ganadería y pesca. Siempre que tributen en régimen especial.
4. Régimen de recargo de equivalencia y régimen simplificado del IVA
5. Determinados casos autorizados por la Agencia Tributaria. Excepciones expresamente reconocidas por el Departamento de Gestión Tributaria.
6. Determinadas entregas de energía eléctrica. Siempre que estén sujetas a normativa específica que las excluya.
7. Facturación expedida por la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC). Relacionada con la supervisión del sector energético.
8. Operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes (EP) situados en el extranjero

Obligaciones y sanciones de los sistemas informáticos de facturación según la LGT

La Ley General Tributaria (LGT) exige que los sistemas y programas informáticos o electrónicos empleados por empresarios y profesionales para llevar sus procesos contables, de facturación o de gestión garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Esto significa que no puede haber interpolaciones, omisiones ni alteraciones sin que quede constancia en el propio sistema. Para asegurarlo, la normativa permite definir especificaciones técnicas (por ejemplo, estándares de formato) y exige la certificación de dichos programas, de modo que sus registros sean siempre legibles y fiables.

En cuanto a las sanciones, la LGT establece dos tipos de infracciones graves:

1. Fabricación, producción o comercialización de sistemas no conformes: Quienes fabriquen o vendan software o dispositivos que no cumplan lo dispuesto en el artículo 29.2.j) (y sus normas de desarrollo) se enfrentan a una sanción fija de 150 000 € por cada ejercicio económico en el que se hayan realizado ventas y por cada tipo distinto de sistema que resulte infractor. Además, si un sistema está obligado a certificarse y se comercializa sin esa certificación, la multa es de 1 000 € por cada unidad vendida sin certificar.
2. Posesión de sistemas no homologados o alterados: Quienes dispongan de un programa o dispositivo certificado que haya sido modificado o que, sin estarlo, deba estarlo por disposición reglamentaria, se exponen a una sanción de 50.000 € por cada ejercicio en que se mantenga esa situación.

¿Se puede implementar un sistema de «Pre-Facturación» («facturas proforma») o Borrador antes de expedir –y registrar– una factura?

En resumen, la LGT obliga a que todos los programas informáticos que soportan la facturación y la contabilidad cumplan estrictos criterios de seguridad y transparencia, y sanciona con importes elevados tanto su comercialización como su uso si no se ajustan a los requisitos legales.

Sí. Puedes usar un módulo de “pre-facturación” o generar borradores y facturas proforma sin ningún problema mientras el reglamento lo permite. En estos borradores se pueden introducir y editar datos, previsualizar la factura, etc., pero hasta que la factura no esté completa (es decir, hasta que se le asigne el código QR tributario y se genere el registro oficial) no tendrá carácter fiscal. Por eso, los borradores y las proforma nunca llevan código QR: son documentos temporales que luego deben reemplazarse por la factura oficial al cliente.

Una vez que se emite la factura definitiva (con su QR, firmada o enviada a la Agencia Tributaria), deja de ser un borrador. A partir de ese momento, no se puede modificar la información que forma parte del registro de alta, salvo si se hace mediante nuevos registros de facturación según lo establece el RD 1007/2023.

Desde el punto de vista técnico, el sistema de proforma o borradores siempre debe estar integrado con el módulo que emite las facturas oficiales, de modo que ambos formen un único conjunto. Es recomendable, además, conservar un historial de todas las proforma generadas para llevar un buen control interno. No sería legal utilizar un software que permita crear borradores o proforma sin guardar esos documentos o sin vincularlos correctamente con la factura final. Si el sistema no conserva y asocia adecuadamente esos borradores con la factura definitiva, estaría incumpliendo la normativa y podría ser sancionado.

Si tienes más dudas sobre VERIFACTU nuestro equipo de profesionales está disponible para ayudarte a resolver todas tus cuestiones. No dudes en contactar con nosotros.

Autora: Ana Jareño – Área Fiscal