Limitación de pagos en efectivo en España

En España está prohibido pagar en efectivo 1.000 € o más cuando en la operación interviene al menos un empresario o profesional. Si quien paga es persona física no residente y no actúa como empresario, el límite asciende a 10.000 €. El incumplimiento conlleva una sanción del 25 % del importe abonado en efectivo y responsabilidad solidaria de pagador y receptor. La norma desincentiva el fraccionamiento artificial de pagos y exige trazabilidad.

1. Contexto y objetivo de la norma

La limitación de pagos en efectivo se enmarca en las medidas antifraude para reforzar la trazabilidad de las operaciones económicas. Afecta de forma directa a empresas, autónomos y profesionales, y de forma indirecta a particulares que contratan bienes o servicios con ellos. El objetivo práctico de esta guía es ayudarte a implantar criterios claros en ventas, cobros y tesorería, reduciendo riesgos y evitando sanciones.

2. Sujetos y operaciones afectadas

• Empresas y autónomos: cualquier operación de venta de bienes o prestación de servicios.
• Particulares residentes: cuando la contraparte sea empresario o profesional.
• Personas físicas no residentes (no empresarios): disfrutan del límite específico de 10.000 € en efectivo, siempre que su condición quede debidamente acreditada.

3. Límites y reglas de cómputo

3.1 Límite general de 1.000 €

Se prohíbe el pago en efectivo cuando la suma de la operación sea igual o superior a 1.000 €, si interviene un empresario o profesional en cualquiera de las partes (pagador o perceptor).

3.2 Límite de 10.000 € para no residentes

Cuando paga una persona física no residente que no actúa como empresario/profesional, el tope permitido en efectivo asciende a 10.000 €. Es imprescindible verificar y conservar prueba de no residencia.

3.3 Cómputo por operación y fraccionamientos

El límite se aplica por operación. No es válido fraccionar el pago en varios importes menores, dividir facturas o trocear contratos para eludir la prohibición: se suma todo lo que corresponda a la misma operación económica (anticipos, entregas a cuenta y liquidaciones finales).

4. Qué se considera “efectivo” (y qué no)

A efectos del límite, “efectivo” incluye billetes y monedas y otros medios de pago al portador. Quedan fuera de esta categoría —y, por tanto, no están prohibidos por el límite— los pagos trazables: transferencias bancarias, tarjetas/TPV, Bizum empresa, cheques nominativos o pagarés con identificación del perceptor.

5. Ingresos directos en entidad de crédito

La limitación no se aplica cuando el importe se ingresa directamente en una entidad de crédito en la cuenta del proveedor, siempre que la operación quede identificada (concepto con nº de factura, datos del ordenante) y se conserven justificantes. Como pauta de cumplimiento, archiva estos respaldos al menos 5 años.

6. Sanciones y responsabilidad

• Base sancionable: el importe pagado en efectivo indebidamente (no toda la operación si parte se abonó por medios trazables).
• Cuantía: 25 % de esa base.
• Responsabilidad solidaria: la Administración puede exigir la sanción tanto al que paga como al que cobra.
• Reducciones: pueden aplicarse si se cumplen los requisitos procedimentales (pronto pago, conformidad, etc.).

7. Exoneración por comunicación a la AEAT

Quien participe en un pago prohibido puede evitar su sanción si comunica la operación a la AEAT dentro de los tres meses siguientes. Esta vía exige actuar con rapidez y asesorarse para cumplir forma y plazos.

8. Casos prácticos

• Factura de 1.200 € a particular residente: no puede admitirse ninguna parte en efectivo. La suma de la operación supera 1.000 €, por lo que el efectivo está prohibido.
• Venta de 9.500 € a turista (no residente, no empresario): puede abonarse en efectivo (por debajo de 10.000 €) si se acredita la no residencia.
• Ingreso de 1.500 € en ventanilla a tu cuenta: permitido si el ingreso se realiza directamente en la entidad de crédito con correcta identificación y justificantes archivados.

En conclusión, adoptar criterios claros, trazar los pagos y custodiar la evidencia reduce riesgos y evita sanciones. Si tienes casuísticas específicas (ventas mixtas, redes de tiendas, cobros en ruta o turismo), conviene adaptar estos principios a tus procedimientos internos y revisar la documentación de soporte. 

Autor: Ana Jareño – Área fiscal