La Seguridad Social cambia sus notificaciones: especial atención a los trabajadores de baja médica

La normativa sobre las comunicaciones administrativas con la Administración Pública continúa avanzando hacia la digitalización total. El 1 de septiembre de 2026 entró en vigor una importante modificación en el sistema de notificaciones de la Seguridad Social que afecta de forma directa a un gran número de personas físicas en situación de incapacidad temporal y otros colectivos.

Esta medida viene recogida en la Orden ISM/541/2026, de 27 de mayo, la cual modifica la normativa sobre notificaciones y comunicaciones electrónicas de la Seguridad Social, ampliando el catálogo de colectivos obligados a recibirlas exclusivamente por medios electrónicos.

¿Qué cambia desde el 1 de septiembre?

La principal novedad de esta reforma impacta de lleno en las personas físicas solicitantes o perceptoras de prestaciones por incapacidad temporal, es decir, aquellos trabajadores que se encuentren cursando una baja médica.

A partir de ahora, quedan incluidas de manera obligatoria en el sistema de notificación electrónica las actuaciones y resoluciones relacionadas con:

•  Incapacidad temporal.

•  Incapacidad permanente.

•  Lesiones permanentes no incapacitantes.

Cabe recordar que otros colectivos, como los solicitantes o perceptores de prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o riesgo durante la lactancia natural, ya se encontraban previamente incorporados al sistema obligatorio de notificaciones electrónicas.

Ya no basta con estar pendiente del buzón de casa

Tradicionalmente, la mayoría de los trabajadores estaban acostumbrados a esperar una carta certificada en su domicilio cuando la Administración emitía una resolución o comunicación relativa a su baja o prestación.

Con la entrada en vigor del nuevo sistema, la vía principal de consulta pasa a ser la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).

Por este motivo, un trabajador que se encuentre de baja médica no debe esperar a recibir una carta física en su domicilio para conocer si el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) ha emitido una resolución, requerimiento o cualquier otro pronunciamiento administrativo.

El SMS o correo electrónico es únicamente un aviso

Para facilitar el seguimiento, la Seguridad Social enviará un aviso al dispositivo móvil o dirección de correo electrónico que el ciudadano tenga registrado en sus bases de datos cuando exista una notificación disponible.

Sin embargo, es fundamental diferenciar claramente entre un aviso y una notificación administrativa:

• El SMS o el e-mail es solo una alerta informática, no constituye la notificación formal.

• La notificación legal es el documento depositado en la Sede Electrónica, al cual debe acceder la persona interesada utilizando alguno de los sistemas de identificación habilitados.

Debido a esta distinción, resulta prioritario mantener siempre actualizados los datos de contacto ante la Seguridad Social.

Nota: La normativa únicamente contempla supuestos excepcionales en los que se mantendrán las comunicaciones por medios no electrónicos (como la vía postal), por ejemplo, en casos donde la Administración no disponga de ningún dato de contacto electrónico del interesado.

Especial atención al plazo de 10 días naturales

Este es, sin duda, uno de los aspectos prácticos más trascendentales de la modificación legal.

Desde el momento exacto en que una notificación electrónica queda puesta a disposición del ciudadano en la Sede Electrónica, este dispone de un plazo de 10 días naturales para acceder a su contenido.

Si transcurren esos 10 días sin que la persona acceda al documento:

1. La notificación se entenderá por rehusada/rechazada a todos los efectos legales.

2. El procedimiento administrativo continuará su curso habitual.

Importante: El hecho de no abrir una notificación electrónica no detiene el procedimiento ni impide que la resolución comience a surtir efectos jurídicos. Esta circunstancia es crítica cuando se trata de resoluciones que abren plazos estrictos para presentar alegaciones, interponer reclamaciones previas o aportar documentación.

¿Por qué es especialmente importante para los trabajadores de baja?

Durante la tramitación de un proceso de incapacidad temporal, el INSS realiza diversas actuaciones que conllevan consecuencias directas tanto para la situación laboral del trabajador como para la empresa.

Entre las comunicaciones más habituales que ahora se recibirán por esta vía destacan:

• Resoluciones sobre la concesión o denegación de la prestación económica.

•  Requerimientos para aportar documentación complementaria o informes médicos.

•  Comunicaciones del Tribunal Médico (EVI) para revisiones e inspecciones.

•  Resoluciones de alta médica o incoación de expedientes de incapacidad permanente.

La propia Orden justifica la implantación obligatoria del medio electrónico en la necesidad de agilizar las tramitaciones y evitar los retrasos propios del correo postal. En procedimientos administrativos donde la fecha de notificación fija el inicio de los plazos de impugnación o la fecha de incorporación al puesto de trabajo, la rapidez del canal digital resulta determinante.

¿Cómo se accede a las notificaciones electrónicas?

Para consultar y descargar las notificaciones pendientes, la persona interesada debe entrar en la Sede Electrónica de la Seguridad Social acreditando su identidad mediante:

• Certificado Digital.

• DNI electrónico.

• Sistema Cl@ve (Cl@ve Permanente o Cl@ve PIN).

Asistencia para personas con brecha digital

La norma prevé la posibilidad de que aquellas personas que encuentren dificultades técnicas o no dispongan de los medios tecnológicos necesarios puedan recibir asistencia presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social (CAISS). En estas oficinas, un funcionario público podrá asistir al ciudadano para realizar de forma válida el acceso electrónico a la notificación.

Recomendaciones prácticas ante el nuevo escenario

Ante la entrada en vigor de esta medida y para evitar situaciones de indefensión administrativa, es aconsejable seguir estas pautas:

1. Actualizar los datos de contacto: Comprobar que el número de teléfono móvil y el correo electrónico registrados en la Seguridad Social son los correctos.

2. Obtener un método de firma digital: Tramitar cuanto antes el alta en Cl@ve o instalar un certificado digital en sus dispositivos.

3. Revisar los avisos: Prestar atención inmediata a cualquier SMS o e-mail enviado por la Seguridad Social.

4. No esperar al correo postal: Consultar la Sede Electrónica periódicamente si se está pendiente de alguna resolución.

5. Actuar con rapidez: Entrar a la notificación tan pronto como se reciba el aviso, teniendo siempre presente el margen limite de los 10 días naturales.

6. Buscar asesoramiento profesional: Consultar con un experto o graduado social antes de realizar cualquier actuación frente a requerimientos o altas médicas.

La implantación de este sistema marca un paso definitivo en la digitalización de la Administración Pública, exigiendo una actitud mucho más activa por parte de los ciudadanos en la gestión de sus trámites y derechos laborales.

Autor: Raúl Menor – Área Laboral