Autónomos: incluir dietas y desplazamientos en factura

Si tu actividad como autónomo te obliga a viajar con frecuencia, ¿sabes si tienes derecho a cobrar por los gastos realizados? ¿Existe un precio del kilómetro recorrido? ¿Se pueden incluir las dietas y desplazamientos en facturas? A continuación, desde EesAudit intentamos resolver las dudas y contestamos a todas estas cuestiones.

¿Qué son las dietas y desplazamientos? Ley del IRPF

Según el artículo 17.1 d) Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del impuesto de la renta de las personas físicas:

Se considerarán rendimientos íntegros del trabajo todas las contraprestaciones o utilidades, cualquiera que sea su denominación o naturaleza, dinerarias o en especie, que deriven, directa o indirectamente, del trabajo personal o de la relación laboral o estatutaria y no tengan el carácter de rendimientos de actividades económicas.

Se incluirán, en particular:

d) Las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan.

Reglamento del IRPF

Para establecer dichas limitaciones, en el Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo,  por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero), dentro de su artículo 9 se analiza cada uno de los conceptos y especifica cuando se encuentran exceptuados y diferenciado para ello los gastos de locomoción y los de estancia.

En cambio, esta regulación no se puede aplicar a los autónomos porque sus ingresos no proceden de rendimientos del trabajo sino de actividades económicas, entonces ¿qué se puede hacer? No podrás aplicar esta ventaja sobre las dietas y desplazamientos, deberás incluirlos en factura si repercutes gastos al cliente.

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¿Cómo incluir dietas y desplazamientos en la factura?

Existen dos opciones para cobrar las dietas o desplazamientos:

Incluirlo en la factura, como un concepto más

Según explican desde la gestoría Online de Autónomos, pasa por incluir las dietas en la misma factura. Se configuran como un concepto más del documento y, por tanto, se les aplica el mismo IVA e IRPF que normalmente se utilice.

¿Qué IVA se les aplica a estos conceptos?

Los servicios de alimentación o alojamiento pueden tener un IVA reducido, ahora si se aplica en las facturas recibidas no significa que tú también puedas repercutir en el mismo tipo reducido en tus facturas. Es decir, tú no prestas un servicio de manutención o alojamiento, sino que el cliente paga por un servicio contratado.

Por lo tanto, todos esos campos que correspondan a dietas o alojamiento deberán llevar el mismo tipo de IVA e IRPF utilizado para el servicio en que sí que has prestado.

Incluir las dietas y desplazamientos como un suplido

La segunda opción es incluir las dietas como un suplido en la factura. Es decir, pedir las facturas de los gastos al nombre del cliente y no del autónomo. Como se está adelantando el dinero, las cantidades han de repercutir como suplido en la factura sin aplicar impuestos, ya que no se incluye dentro de la base imponible, por lo que no está sujeto a IVA o IRPF.

En esta última opción, los autónomos podrán deducir los gastos de las dietas si pertenecen a este colectivo, pero en ningún caso el que los emite podrá deducírselos. Esta opción permite reducir la cantidad de ingresos a declarar y así beneficiarse de cara al pago de impuestos.

Requisitos para poder deducir las dietas los autónomos

Para poder deducirte los gastos cuando deberá cumplir los criterios establecidos por Hacienda, para ser deducibles deben realizarse de forma telemática en restaurantes u hoteles. Será fundamental presentar la factura correspondiente al gasto que pretendes deducirte.

Los requisitos de la deducción serían tres:

• Que el gasto esté afecto a la actividad
• Que se realice en días laborales (no se admiten festivos)
• El pago debe efectuarse de forma telemática (transferencia o tarjeta)
• Se debe conservar la factura correspondiente o el documento equivalente que acredite le gasto y deben cumplir estas facturas los requisitos para ser válidas para evitar así la falsedad documental.

Precio del kilometraje

Es difícil determinar cuál es el gasto exacto por kilómetro, ya que no solo es el desembolso en combustible también por el uso del vehículo, seguro, mantenimiento e incluso el tiempo que gastas durante el desplazamiento.

Según el último Informe Captio del Kilometraje el promedio del precio del kilometraje baja a 0,20 euros. Una bajada significativa teniendo en cuenta el precio del kilometraje en 2019 era de 0,28 euros. El confinamiento y las restricciones en movilidad han sido el gran catalizador del descenso.

Un 43% de las empresas españolas fija el promedio del precio del kilometraje en una franja de entre 0,11 y 0,20 euros. En 2019 las empresas lo fijaban entre los 0,31 y los 0,40 euros. Este mismo estudio destaca que un 9% de las empresas pagan por debajo de los 0,10 euros.

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